PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - JAO MARKETING S.A.S. - MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Octubre 01 2016

Contenido
Introducción
PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES
PARTE II. DERECHOS Y DEBERES
PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES
ANEXOS

 

Introducción
A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por JAO MARKETING S.A.S. y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida por JAO MARKETING S.A.S. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con JAO MARKETING S.A.S. o con nuestros eventos, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por JAO MARKETING S.A.S., o directamente en los eventos que realizamos. Información del responsable del tratamiento de los datos: JAO MARKETING S.A.S. con Nit 900.409.619-0

 

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje JAO MARKETING S.A.S.
ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza JAO MARKETING S.A.S.
ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. JAO MARKETING S.A.S. aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por JAO MARKETING S.A.S. debe ser informada al Titular.
  2. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  3. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  5. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
  6. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES


ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, JAO MARKETING S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD


ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. JAO MARKETING S.A.S. en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de JAO MARKETING S.A.S., con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Eventos, Enviar Invitaciones a eventos, Realizar actualización de datos.
ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido JAO MARKETING S.A.S., para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de Venta, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos.
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por JAO MARKETING S.A.S.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.
La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: administrativa@grupojao.com o vía telefónica al 3120093 Ext 14 en Medellín.

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la Compañía cuenta con una técnica de encriptación de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos están alojadas en Data Center que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. JAO MARKETING S.A.S designa al Centro de Acompañamiento al Cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de octubre de 2016.

ANEXO 1.

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los “Datos Personales”) a nombre de la empresa (en adelante el “JAO MARKETING”). En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, JAO MARKETING S.A.S. actúa como responsable y encargado del tratamiento de mis Datos Personales. Doy mi autorización expresa para que JAO MARKETING recolecte y de cualquier otra manera trate mis Datos Personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre eventos , Enviar Invitaciones a eventos, Realizar actualización de datos.
Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de JAO MARKETING S.AS., la cual está disponible en la página web www.grupojao.com; www.corremitierra.com.

En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al área administrativa, administrativa@grupojao.com o vía telefónica al 3120093 Ext 14 en Medellín.
Firma del cliente:
Nombre:
CC:
Fecha:
Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

ANEXO 2.

AVISO DE PRIVACIDAD
Responsable: JAO MARKETING S.A.S. con Nit 900.409.619-0
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre nuestros eventos, Realizar Encuestas, Enviar Invitaciones a eventos, Realizar actualización de datos.

El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra Compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la página web: www.grupojao.com y www.corremitierra.com.
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